首先确保启用修订视图,点击“审阅”选项卡中的“修订”按钮并选择“所有标记”;接着通过“审阅窗格”查看每条修改的详细信息,包括修改者与时间;然后使用“上一条”“下一条”逐项审查修订内容,并选择接受或拒绝;最后若文档存储在OneDrive或SharePoint中,可通过“信息”菜单中的“版本历史”查看更早的完整修订状态。
如果您在编辑Word文档时启用了修订功能,但无法查看具体的修改内容或历史记录,可能是由于修订视图未正确开启或设置问题。以下是查看Word文档修订记录的具体方法。
本文运行环境:Dell XPS 13,Windows 11。
一、启用修订视图
要查看文档中的所有修订内容,必须确保文档处于“修订”视图模式下。该模式可显示插入、删除和格式更改等标记。
1、打开需要查看修订记录的Word文档。
2、点击顶部菜单栏的“审阅”选项卡。
3、在“修订”组中,确认“修订”按钮已处于开启状态,即按钮显示为高亮蓝色。
4、点击“显示以供审阅”下拉菜单,选择“所有标记”,确保所有修订内容可见。
二、查看修订窗格中的详细记录
修订窗格集中显示文档中所有的修改条目,便于逐条查看和管理。
1、进入“审阅”选项卡。
2、点击“显示批注”或“审阅窗格”按钮旁边的下拉箭头。
3、选择“垂直审阅窗格”或“水平审阅窗格”。
4、在打开的窗格中,会列出每一条插入、删除或格式更改的具体内容、修改者名称和时间。
三、接受或拒绝修订以核对历史
通过逐一处理修订项,可以确认每项修改的内容,间接实现对修订历史的审查。
1、在“审阅”选项卡中找到“更改”组。
2、点击“上一条”或“下一条”按钮,定位到每个修订标记。
3、查看右侧修订框中显示的原文与修改后内容。
4、如需保留修改,点击“接受”;如需恢复原文,点击“拒绝”。
四、检查文档版本历史(适用于云文档)
若文档保存在OneDrive或SharePoint中,系统会自动保存版本历史,可查看更早的修订状态。
1、点击文件菜单中的“信息”选项。
2、选择“版本历史”或“查看版本”。
3、从时间列表中选择一个历史版本进行打开。
4、每个历史版本均可独立查看,其中包含当时文档的完整修订状态和内容。